La Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura considera en su exposición de motivos que los archivos son instituciones al servicio de la cultura, la ciencia y la investigación científica. Entre sus fines, pretende la citada Ley vertebrar el Sistema Archivístico de Extremadura y hacer compatibles las garantías de protección de derechos y bienes con el acceso de las personas a los fondos documentales.
Los Ayuntamientos tienen la obligación de colaborar dentro de su ámbito territorial con la Administración Autonómica en la defensa y conservación del Patrimonio Documental de Extremadura del que forman parte, entre otros, los documentos generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por los órganos de la Administración Local

El Ayuntamiento de Monesterio, en virtud de la potestad de autoorganización que la Ley 7/1985 de 2 de Abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local reconoce a los municipios, tiene la voluntad de aprobar un instrumento normativo que, inspirado en los principios de transparencia y eficacia, regule y normalice el funcionamiento del Archivo municipal con el objeto de racionalizar, agilizar y garantizar la correcta prestación de este servicio a la vez que acabar con la tendencia a la desorganización, abusos y arbitrariedades que la dinámica en la gestión, la actividad administrativa y la intervención de particulares pueda producir en el mismo, consecuencia muchas veces de la ignorancia pero también del desinterés o de la infravaloración del servicio.

La injustificable por deficiente situación en que se encontraba el Archivo municipal de Monesterio, exigía la adopción de medidas concretas para garantizar el cumplimiento de la obligación legal de conservar la documentación municipal debidamente organizada y descrita, con el fin de lograr una gestión administrativa cada día más transparente y eficaz, que posibilite el derecho de los ciudadanos a acceder a la información municipal siguiendo unos criterios de transparencia y eficacia administrativa, pero al mismo tiempo protegiendo la intimidad de las personas y garantizando la conservación de los documentos que forman parte de la historia del municipio. Así, con la inestimable ayuda del servicio de Archivos de la Excma. Diputación de Badajoz, se ha conseguido la organización del fondo documental del Archivo municipal de Monesterio siendo intención de esta Corporación garantizar con el presente Reglamento su conservación, ampliación y mejora.

Además de velar por la protección, recuperación y difusión del patrimonio documental de la localidad, el Servicio de Archivo será un órgano especializado del Ayuntamiento en la gestión y tratamiento de la documentación y se integrará en la Secretaría de la Corporación. El objetivo fundamental de este Reglamento es
regular el funcionamiento interno de este servicio, su relación con las distintas unidades administrativas municipales y las condiciones de acceso a su documentación por los usuarios, sin olvidarse de su proyección cultural.

Conviene destacar la actitud abierta hacia la investigación que se propone en el Reglamento. El Archivo Municipal debe ser accesible tanto a los investigadores que vengan acreditados por una Universidad o Entidad de reconocido prestigio científico, como a las personas físicas con una trayectoria investigadora reconocida y a los ciudadanos en general que se comprometan a cumplir los requisitos que se especifican más adelante. Debe ser así mismo un instrumento de mejora y de mayor compromiso con la Administración y con los ciudadanos, y un medio de integración y acercamiento tanto con los usuarios como con las unidades administrativas que conforman esta Entidad Local, no debiendo interpretarse como medio de poder y control.